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![]() ![]() ![]() Uno dei problemi più importanti da risolvere è quello che ci si presenta in fase di inserimento, quando abbiamo una relazione tra due tabelle e dobbiamo inserire il codice dell’elemento correlato. Ad esempio quando vogliamo definire l’autore di un certo libro, vorremmo poter indicare il nome dell’autore e non il suo codice ID. Per assegnare in modo corretto i codici nelle relazioni possiamo utilizzare quella che viene chiamata casella combinata, che mostra in un menu a discesa tutti i nomi degli autori e prende automaticamente il numero ID dell’autore selezionato. Apriamo allora la maschera Libri in struttura, richiamiamo la Casella degli strumenti e tra gli oggetti scegliamo casella combinata (con la bacchetta magica selezionata). Disegnamo un rettangolo alla destra del campo id_autore, appare la finestra che ci permette di impostare in che modo la nostra casella dovrà prelevare i dati. ![]() ![]() ![]() |
![]() ![]() ![]() In questa lezione ci dedicheremo alla stampa dei dati tramite lo strumento dei report. Access ci permette di progettare stampe organizzando i dati in modo personalizzato. Questa caratteristica risulta molto interessante specie per chi progetta piccoli sistemi gestionali da far girare come applicazioni a sé stanti, ma per chi utilizza Access come semplice base di dati può essere una feature secondaria. Creiamo quindi un report utilizzando la creazione guidata. La prima finestra è uguale a quella che ci appare quando creiamo una maschera con la modalità guidata. Possiamo creare un report partendo da una qualsiasi tabella o query; questa volta lo creeremo basandoci sulla query costruita nelle lezioni precedenti vale a dire, quella che lega i libri ai rispettivi autori. L’obiettivo è quello di creare una stampa di tutti gli autori presenti nell’archivio e per ciascuno di loro elencarne tutti il libri. Quando ci viene chiesta la fonte dati del report, scegliamo la nostra query. ![]() ![]() ![]() |
![]() ![]() ![]() Nella lezione precedente abbiamo visto come creare un report per il nostro database, ma al contrario delle maschere che, a parte eventuali aggiunte, sono già molto valide subito dopo la loro creazione, nel report possiamo trovare alcune imperfezioni. I valori dei campi a volte non sono allineati come li desideriamo e i nomi delle intestazioni sono quelli assegnati alle colonne della tabella. Ad esempio è meglio chiamare una colonna “codice autore” pittosto che “id_autore”. Ma i problemi maggiori li troviamo con l’ordinamento: i record sono raggruppati per id_autore e pertanto l’ordinamento basato sul cognome risulta del tutto ignorato. Ad esempio se l’autore Kafka ha chiave primaria 1 e l’autore Bisio ha la chiave 2, Kafka viene comunque stampato per primo. Una soluzione possibile ed elegante è una modifica della query utilizzando il linguaggio SQL. L’idea è quella di creare una query che abbia come chiave primaria la terna cognome-nome-id_autore. Un report raggruppato su tale campo risolverebbe entrambi i problemi in un colpo solo; difatti il raggruppamento sarebbe per il singolo autore a prescindere dai casi di omonimia (nella terna c’è la chiave primaria) e l’ordinamento si baserebbe sul cognome e sul nome (i primi 2 elementi della terna). Per modificare la query è sufficiente aprirla in struttura ed entrare nella visualizzazione SQL. Qui sostituiamo l’espressione presente con una nuova che tenga conto del nostro raggruppamento: SELECT Autori.cognome & Autori.nome & Autori.id_autore AS gruppo, Libri.titolo, Autori.nome FROM Libri, autori WHERE libri.id_autore = autori.id_autore Abbiamo costruito la terna che cercavamo inserendovi i 3 campi, uniti con la e commerciale (&) a chiamando la terna gruppo. A questo punto conviene creare un nuovo report. Qui non abbiamo bisogno di impostare l’ordinamento perché è già incluso nel raggruppamento della query. Le altre imperfezioni sono decisamente più facili da eliminare aprendo il report in struttura. ![]() |
![]() ![]() ![]() Un macro è una sequenza di istruzioni richiamabile attraverso un pulsante o una combinazione di tasti. Per vederle all’opera creiamo una maschera con un menu e un pulsante che esegue automaticamente una serie di operazioni. Creare una macro è molto semplice: dal menu Crea di Access scegliamo Macro. Appare una maschera molto simile a quella per la creazione di tabelle. ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
![]() ![]() ![]() La caratteristica Allegato disponibile in Microsoft Office Access 2007 consente di aggiungere uno o più elementi di dati, ovvero Microsoft Office Word 2007 documenti, presentazioni Microsoft Office PowerPoint 2007, immagini e così via, ai record nel database. Questo articolo fornisce informazioni e procedure necessarie per configurare un database per utilizzare gli allegati e per allegare e gestire i dati. |
![]() ![]() ![]() È possibile utilizzare gli allegati per archiviare più file in un singolo campo e memorizzare più tipi di file anche in questo campo. Si supponga ad esempio, che si è proprietari di un database di contatti. È ora possibile associare il curriculum uno o più record per ogni contatto, oltre a una foto di ogni contatto. Gli allegati consentono pertanto di memorizzare i dati in modo più efficiente. Nelle versioni precedenti di Access viene utilizzata una tecnologia denominata Collegamento e incorporamento di oggetti (OLE) tramite la quale è possibile memorizzare immagini e documenti. Per impostazione predefinita, la tecnologia OLE crea un equivalente in formato bitmap dell'immagine o del documento. Le dimensioni di tali file bitmap diventano considerevoli, ovvero fino a 10 volte la dimensione del file originale. Se si visualizza un documento o un'immagine disponibile nel database, la tecnologia OLE visualizza il file bitmap e non il file originale. Tramite l'utilizzo di allegati è possibile aprire documenti e file non di immagine utilizzando i relativi programmi principali e per tale motivo in Access sarà possibile eseguire ricerche in tali file e modificarli. La tecnologia OLE richiede inoltre programmi denominati server OLE. Ad esempio, se in un database di Access vengono memorizzati file di immagine in formato JPEG, ogni computer che esegue tale database richiederà un altro programma registrato come server OLE per le immagini JPEG. In Office Access 2007 i file allegati vengono invece memorizzati nei corrispondenti formati nativi senza immagini di supporto. Non sarà pertanto necessario installare software aggiuntivo per visualizzare le immagini dal database. Gli allegati e le regole di progettazione del database Per impostazione predefinita, ogni campo in un database relazionale contiene solo una parte dei dati. Ad esempio, se un campo di indirizzi contenuti più indirizzi, la ricerca indirizzi è difficili se non impossibile. Pertanto, gli allegati sembrano interrompere le regole di progettazione di database in quanto è possibile allegare più di un file, ovvero una parte dei dati, ovvero a un campo. Tuttavia, non è vero progettazione quanto non appena si allegare file a un record, Office Access 2007 crea uno o più tabelle di sistema e utilizza tali tabelle in background per normalizzare i dati. È possibile visualizzare o utilizzare le tabelle. Per informazioni su come visualizzare altre tabelle di sistema, vedere l'articolo Guida al riquadro di spostamento. Per informazioni sulla struttura del database, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database. Modalità di utilizzo dei file allegati Durante l'utilizzo di file allegati attenersi alle linee guida seguenti: - È possibile allegare file solo ai database creati in Office Access 2007 e che utilizzano il nuovo formato di file con estensione accdb. Non è possibile condividere allegati tra un database Office Access 2007 (con estensione accdb) e un database nel formato di file precedente (con estensione mdb). - È necessario creare un campo in una tabella e impostare il campo per il tipo di dati allegati. Dopo aver creato il tipo di dati agli allegati, è possibile modificarlo. - È possibile memorizzare più file in un unico record, ad esempio immagini e file creati con programmi di elaborazione di testi e per fogli di calcolo. - È possibile allegare massimo due gigabyte di dati (le dimensioni massime di un database Access). Le dimensioni dei singoli file non possono essere superiori a 256 megabyte. - È possibile utilizzare la finestra di dialogo Allegati per aggiungere, modificare e gestire gli allegati. Questa finestra di dialogo può essere aperta direttamente dal campo degli allegati in una tabella facendo doppio clic sul campo. Se si desidera gestire gli allegati da una maschera oppure visualizzare gli allegati da un report, aggiungere il controllo dell'allegato alla maschera o al report e quindi associare il controllo al campo degli allegati della tabella sottostante. - Per impostazione predefinita, durante il controllo degli allegati viene eseguito il rendering delle immagini e viene visualizzata l'icona del programma corrispondente per gli altri tipi di file. Se ad esempio a un record sono allegati una foto, un curriculum e un disegno di Microsoft Office Visio 2007, quando si scorrono gli allegati viene eseguito il rendering dell'immagine, mentre per il documento e il disegno vengono visualizzate le icone di programma. - Quando si apre la finestra di dialogo allegati da una tabella o una maschera, è possibile aggiungere, rimuovere, modificare e salvare i file allegati. Quando si apre la finestra di dialogo allegati da un report, è possibile salvare i file allegati solo in un'altra posizione. - In Access i file allegati verranno compressi a meno che non vengano compressi a livello nativo, come nel caso dei file JPEG, che vengono compressi dal programma grafico con cui vengono creati. - Se il programma utilizzato per creare il file allegato è installato nel computer in uso, è possibile utilizzare tale programma per aprire e modificare i file allegati. - È possibile salvare i file allegati in posizioni specifiche sull'unità disco rigido oppure in rete e quindi modificarli e accertarsi di avere apportato le modifiche desiderate prima di salvarle nuovamente nel database. - È possibile modificare gli allegati a livello di programmazione. I passaggi descritti nelle sezioni seguenti illustrano come aggiungere e gestire gli allegati. |
![]() ![]() ![]() https://support.office.com/it-it/article/Allegare-file-ed-elementi-grafici-ai-record-nel-database-d40a09ad-a753-4a14-9161-7f15baad6dbd#bm1 |
![]() ![]() ![]() Microsoft Office Access 2007 crea file in un nuovo formato che non può essere aperto con le versioni precedenti di Access. Questo articolo descrive le nuove caratteristiche del formato di file di Office Access 2007, esamina alcuni problemi che si verificano quando si esegue la conversione in formati di file di versioni precedenti e riepiloga le modifiche apportate ad alcuni tipi di file correlati rispetto alle versioni precedenti. Nuove caratteristiche del formato di file di Access 2007 In Office Access 2007 il motore di database Microsoft Jet è stato personalizzato per i programmi di Microsoft Office System 2007. Questa versione di Jet per Office, denominata motore di database di Access, offre diversi miglioramenti, tra cui l'integrazione con Windows SharePoint Services 3.0 e Microsoft Office Outlook 2007 e la creazione di campi di ricerca multivalore. Campi di ricerca multivalore La maggior parte dei programmi di database, comprese le versioni precedenti di Access, consente solo di archiviare un singolo valore in ogni campo. In Office Access 2007 è invece possibile creare un campo di ricerca che consente di archiviare più valori in ogni campo. Viene praticamente creata una relazione molti-a-molti all'interno del campo e i dettagli di implementazione vengono nascosti usando le tabelle di sistema. Si supponga, ad esempio, di avere una tabella delle attività con un campo di ricerca usato per assegnare le attività ai dipendenti e di dover assegnare un'attività a più dipendenti. Nelle versioni precedenti di Access è necessario impostare una nuova tabella di riferimenti incrociati in cui archiviare ogni combinazione di attività e dipendente e quindi apportare modifiche ai moduli e ai report in modo che usino la nuova struttura di dati. In Office Access 2007, il campo di ricerca multivalore semplifica notevolmente l'operazione. Le voci non sono più raggruppate in un solo elenco a discesa, ma ogni voce dell'elenco ha una casella di controllo che consente di selezionare il numero di voci desiderato. Le selezioni multiple sono visualizzate nel campo, separate da virgole. Tipo di dati Allegato Il nuovo tipo di dati Allegato consente di archiviare facilmente tutti i tipi di documenti e file binari inclusi nel database senza che ciò comporti un aumento eccessivo delle dimensioni del database. Gli allegati vengono compressi automaticamente per ottimizzare l'utilizzo dello spazio. Ad esempio, è possibile allegare un documento di Microsoft Office Word 2007 a un record oppure salvare una serie di immagini digitali. È anche possibile allegare più elementi a un unico record. Integrazione con Windows SharePoint Services 3.0 e Office Outlook 2007 I file delle versioni precedenti di Access sono bloccati in Windows SharePoint Services e Outlook perché potrebbe essere immesso codice non sicuro in un database di Access. Office Access 2007 implementa un nuovo formato che consente la verifica del codice e l'eventuale disabilitazione se considerato non sicuro. Ciò rende possibile l'integrazione completa dei database di Access con Windows SharePoint Services e Office Outlook 2007 e semplifica l'analisi dei file di database di Access da parte dei programmi antivirus. Dati offline È possibile portare offline gli elenchi di SharePoint con un clic usando Office Access 2007. È possibile elaborare i dati in Access e quindi sincronizzare le modifiche oppure riconnettersi al sito di SharePoint in un secondo momento. Registrazione della cronologia per i campi Memo I campi Memo sono utili per archiviare grandi quantità di informazioni. In Office Access 2007 è possibile impostare una proprietà (SoloAccodamenti) che forza Access a mantenere la cronologia di tutte le modifiche apportate a un campo Memo. È quindi possibile visualizzare la cronologia di tali modifiche. Questa caratteristica supporta anche il controllo delle versioni in Windows SharePoint Services 3.0, quindi Access può essere usato per rilevare le modifiche in un campo Più righe di testo archiviate in un elenco di SharePoint, se l'opzione Aggiungi modifiche al testo esistente è impostata su Sì. |